Pracovný priestor nemusí byť dokonale zariadený, aby pôsobil príjemne. Niekedy stačí desať minút, niekoľko jednoduchých rozhodnutí a trochu pozornosti. Upratané okolie môže uľahčiť sústredenie, znížiť množstvo rozptyľujúcich podnetov a spríjemniť začiatok pracovného dňa.
Nemusíte presúvať nábytok ani nakupovať nové vybavenie. Cieľom je rýchlo odstrániť najväčší neporiadok, zjednodušiť pracovnú plochu a vytvoriť prostredie, v ktorom sa vám bude dobre pracovať.
Prvá minúta: Nastavte si časovač
Začnite tým, že si nastavíte časovač na desať minút. Tento krok je dôležitý, pretože vám pomôže vyhnúť sa príliš dlhému upratovaniu a zbytočnému rozhodovaniu.
Počas desiatich minút sa nesnažte vyriešiť každý detail. Zamerajte sa na viditeľné zmeny s najväčším účinkom. Ak niečo vyžaduje viac času, odložte to na neskôr a pokračujte v ďalšom kroku.
Pripravte si:
– odpadkový kôš alebo tašku,
– jednu škatuľu či tašku na veci, ktoré patria inde,
– handričku alebo papierovú utierku,
– malú nádobu na drobnosti.
Druhá minúta: Odstráňte odpad
Najskôr odstráňte všetko, čo už nepotrebujete. Patria sem obaly, použité papierové vreckovky, prázdne fľaše, staré poznámky či pokazené perá.
Prejdite očami celý stôl a vyhoďte len to, pri čom je rozhodnutie jasné. Ak váhate, daný predmet zatiaľ odložte bokom. Rýchle upratovanie nie je vhodný čas na triedenie všetkých dokumentov a spomienkových predmetov.
Čistá pracovná plocha bude pôsobiť upratanejšie hneď po odstránení niekoľkých zbytočností. Aj malý odpadkový kôš vedľa stola môže pomôcť, aby sa neporiadok rýchlo nevracal.
Tretia minúta: Uvoľnite hlavný pracovný priestor
Na stole si ponechajte iba veci, ktoré používate každý deň alebo ktoré potrebujete práve teraz. Zvyšok presuňte do zásuvky, na poličku alebo do pripravenej škatule.
Ideálne je vytvoriť si jasnú pracovnú plochu pred klávesnicou alebo zápisníkom. Táto oblasť by mala zostať čo najvoľnejšia. Keď máte pred sebou dostatok miesta, jednoduchšie sa vám bude písať, čítať aj plánovať.
Na stole si zvyčajne môžete ponechať:
– počítač alebo monitor,
– klávesnicu a myš,
– jednu najdôležitejšiu pomôcku,
– pohár s vodou,
– zápisník a pero.
Ak máte viac podobných predmetov, vyberte jeden najpraktickejší a ostatné odložte.
Štvrtá minúta: Zoraďte veci podľa používania
Nie všetko musí byť uložené na rovnakom mieste. Rozdeľte si predmety podľa toho, ako často ich používate.
Veci, ktoré používate každú hodinu, majte na dosah ruky. Predmety potrebné raz alebo dvakrát denne môžete uložiť do zásuvky. Vybavenie, ktoré používate len občas, presuňte ďalej od hlavnej pracovnej plochy.
Takéto rozdelenie znižuje množstvo zbytočných pohybov a uľahčuje návrat vecí na ich miesto. Pomáha tiež zabrániť tomu, aby sa na stole hromadili predmety len preto, že ich nemáte kam odložiť.
Piata minúta: Usporiadajte káble
Káble často vytvárajú dojem neporiadku aj vtedy, keď je zvyšok stola čistý. Nemusíte ich hneď dokonale skryť. Stačí ich zoskupiť a odstrániť z priestoru, v ktorom pracujete.
Nepoužívané káble odpojte a odložte. Tie, ktoré potrebujete, spojte jednoduchým pásikom, suchým zipsom alebo sponou. Skontrolujte, či sa nenachádzajú na mieste, kde vám prekážajú pri písaní alebo upratovaní.
Ak máte viac nabíjačiek, označte ich malými štítkami alebo ich uložte do jednej nádoby. Vďaka tomu nebudete pri hľadaní správneho kábla prehľadávať celý stôl.
Šiesta minúta: Utrite pracovnú plochu
Teraz, keď je stôl voľnejší, utrite jeho povrch. Nezabudnite na miesta pod klávesnicou, okolo myši, na stojan monitora a na telefón.
Použite vhodnú suchú alebo mierne navlhčenú handričku. Pri elektronike postupujte opatrne a tekutinu nanášajte na handričku, nie priamo na zariadenie. Ak používate čistiaci prípravok, overte si, či je vhodný na daný materiál.
Krátke utretie často vytvorí väčší pocit sviežosti než presúvanie predmetov. Čistý povrch tiež pomáha udržať nový poriadok dlhšie.
Siedma minúta: Obnovte digitálnu pracovnú plochu
Pracovný priestor nie je iba stôl. Dôležitú úlohu má aj obrazovka počítača. Zatvorte okná a programy, ktoré už nepotrebujete, a ponechajte otvorené len to, čo súvisí s najbližšou úlohou.
Pozrite sa na pracovnú plochu počítača. Sú tam súbory, ktoré už nepotrebujete? Presuňte ich do správnych priečinkov alebo ich vymažte, ak sú zbytočné. Uprataná obrazovka môže pôsobiť pokojnejšie a uľahčiť hľadanie dôležitých dokumentov.
Môžete si tiež nastaviť jednoduché pozadie bez výrazných prvkov. Ak vás upozornenia často vyrušujú, dočasne vypnite tie, ktoré nie sú nevyhnutné.
Ôsma minúta: Pridajte jeden príjemný prvok
Osvieženie neznamená iba odstraňovanie vecí. Vyberte jeden predmet, ktorý pracovný priestor spríjemní. Môže to byť malá rastlina, obľúbený zápisník, fotografia, jednoduchá dekorácia alebo šálka, ktorú radi používate.
Dôležité je slovo „jeden“. Ak pridáte priveľa predmetov, pracovná plocha sa môže rýchlo zaplniť. Vyberte niečo, čo vám prináša dobrý pocit, ale zároveň neprekáža pri práci.
Ak máte málo prirodzeného svetla, presuňte pracovnú lampu tak, aby osvetľovala plochu bez nepríjemných odleskov. Aj malá zmena osvetlenia môže ovplyvniť celkovú atmosféru.
Deviata minúta: Pripravte si ďalšiu úlohu
V predposlednej minúte si uľahčite nasledujúci pracovný krok. Položte si na stôl zápisník, dokument alebo pomôcku, ktorú budete potrebovať ako prvú.
Môžete si zapísať aj jednu konkrétnu úlohu na začiatok práce. Namiesto všeobecného „pracovať na projekte“ skúste formuláciu „prečítať prvú stranu dokumentu“ alebo „odpovedať na jednu správu“.
Takýto malý plán znižuje neistotu a pomáha začať bez dlhého premýšľania. Pracovný priestor tak nebude iba čistejší, ale aj prakticky pripravený.
Desiata minúta: Urobte poslednú kontrolu
Na záver sa na pracovný priestor pozrite z väčšej vzdialenosti. Skontrolujte, či:
– máte voľné miesto na hlavné pracovné činnosti,
– odpad a nepotrebné predmety sú preč,
– káble vám neprekážajú,
– najčastejšie používané veci sú poruke,
– na stole zostal iba jeden alebo niekoľko užitočných doplnkov.
Ak niečo pôsobí rušivo, urobte ešte jednu malú zmenu. Nemusí byť dokonalá. Dôležité je, aby priestor po desiatich minútach pôsobil jednoduchšie a aby podporoval spôsob, akým pracujete.
Ako si nový poriadok udržať
Rýchle osvieženie bude účinnejšie, ak si vytvoríte jednoduché pravidlá. Na konci pracovného dňa venujte dve minúty návratu vecí na miesto. Odpad okamžite vyhoďte a dokumenty odložte do jedného určeného priečinka.
Pomôcť môže aj pravidlo „jeden dnu, jeden von“. Keď si na stôl pridáte nový predmet, skúste jeden menej používaný odložiť. Pracovná plocha tak zostane prehľadná bez veľkého upratovania.
Nezabúdajte, že dobrý pracovný priestor nemusí vyzerať ako z katalógu. Mal by vyhovovať vám, vašim návykom a úlohám, ktoré v ňom vykonávate. Desať minút pravidelnej pozornosti často stačí na to, aby sa z neprehľadného stola stalo príjemnejšie a praktickejšie miesto.
About the Author
